Экономить на IT можно, только осторожно

20.03.2006
Просмотров: 1962

Сокращение расходов является сейчас одной из самых актуальных задач для всех российских предприятий.

Сокращение расходов является сейчас одной из самых актуальных задач для всех российских предприятий. От ее успешного решения напрямую зависит эффективность бизнеса. Предприниматели пытаются экономить буквально на всем, в том числе и на использовании информационных технологий, однако делать это следует с умом. Как же достичь экономии, инвестируя средства в IT?

Зачем это нужно?

Вряд ли кто-нибудь из сегодняшних предпринимателей не осознает, что без использования преимуществ информационных технологий практически невозможно успешно управлять бизнесом, добиваться значительных конкурентных преимуществ, элементарно быть сильным и устойчивым игроком на рынке. При этом большинство руководителей, несмотря на очевидную выгодность инвестиций в IT, продолжают тщательно контролировать такие расходы.

Их легко понять. Да, новые технологии способны предоставить как сотрудникам, так и клиентам фирмы массу потенциальных возможностей. Однако применение IT в бизнесе современного предприятия обходится весьма недешево. Поэтому первое, о чем задумывается бизнесмен, когда разговор заходит о снижении издержек, — сократить расходы именно на информационные технологии.

Разумеется, это тоже выход. Но временный, опасный и далеко не самый оптимальный. Пропустив один-два цикла обновления парка ПК, вы действительно уменьшите первоначальную стоимость приобретения компьютеров. Вот только эти же затраты все равно возникнут в том или ином виде: увеличатся периоды неработоспособности техники, повысятся расходы на поддержание IT-инфраструктуры, уменьшится производительность конечных пользователей.
Все затраты, связанные с использованием IT, можно разделить на две составляющие:
•капитальные (бюджетные), их еще можно назвать прямыми расходами, включающие в себя стоимость аппаратного и программного обеспечения, активного сетевого оборудования, каналов связи и т.п.;
•внебюджетные, или косвенные, связанные, как правило, с конечными пользователями информационных систем. Сюда можно отнести простои системы, непродуктивную работу и т.п.

По оценке специалистов Intel, стоимость прямых расходов составляет лишь 20–30 процентов общей стоимости эксплуатации информационных систем, а затраты на обслуживание и поддержку старых систем в рабочем состоянии растут постоянно, увеличивая операционные (косвенные) издержки, которые составляют большую часть оставшихся 70–80 процентов общей стоимости.

В результате получается, что задержки при приобретении новых ПК редко дают желаемый эффект снижения совокупной стоимости владения, а попытки сократить важнейшие расходы на информационные технологии в долгосрочном плане никогда не приводят к экономии. IT — центр прибыли, а не центр затрат. Поэтому к снижению расходов на информационные технологии нужно подходить только с точки зрения увеличения прибыльности бизнеса. Экономить на IT можно, главное — делать это с умом.

Когда вам приходится выбирать, скажем, один из двух разных автомобилей, вы будете делать этот выбор исходя, в том числе, из стоимости их эксплуатации. Возможно, вам захочется отказаться от дорогой и престижной модели, посчитав, сколько придется тратить на ремонт и обслуживание. Но в этом случае достаточно просто оценить, чем различается стоимость эксплуатации, например, «Волги» и спортивной BMW. Когда компания решает вопрос о выборе информационной системы, выводы о затратах на обслуживание сделать гораздо сложнее. Поставщики в один голос заявляют: «Наши конкуренты будут бесконечно тянуть из вас деньги, а наша система после установки работает в полностью автономном режиме». Но на практике поддержка в работоспособном состоянии информационной системы в любом случае будет требовать вложений. Причем дополнительные затраты не обязательно связаны с какими-то внутренними проблемами.

Изменение правил игры в бизнесе происходит постоянно и заставляет приспосабливаться к ним всех участников рынка. Среди таких внешних проблем, влекущих за собой увеличение затрат на эксплуатацию информационных систем, достаточно назвать, к примеру, изменения в законодательстве (для нашей страны этот фактор особенно актуален, и нет нужды объяснять, сколько неприятностей может доставить бурная деятельность различных законо­творческих инстанций); изменение оргструктуры компании (выбор новой управленческой модели, расширение или диверсификация бизнеса — все эти факторы вызывают необходимость в серьезной перестройке информационной системы); появление новых технологий (они появляются постоянно, и компания, желающая остаться конкурентоспособной, должна использовать все возможности повысить эффективность своей работы).

Как оценить?

Общая стоимость IT, применяющихся в компании, зависит от множества различных факторов, начиная от выбора аппаратного и программного обеспечения и заканчивая структурой отделов автоматизации предприятия и конечной производительностью каждого сотрудника. Об этом нужно помнить, рассчитывая стоимость владения той или иной информационной системой. Примерно прикинув, в какую сумму обойдется сама система и затраты на ее внедрение, заказчик в будущем может оказаться неприятно удивлен, когда ему придется еще не один раз платить за то, что он уже один раз купил. Для того чтобы не разочароваться в приобретении через некоторое время, нужно оценить расходы, связанные с владением покупкой на протяжении нескольких лет.

Методы такой оценки существуют и известны под названием TCO — Total Cost of Ownership (англ.), или совокупная стоимость владения, которая помогает оценить затраты (как прямые, так и косвенные), связанные с использованием всех составляющих элементов информационных систем за период их жизненного цикла. Даже если руководитель предприятия не знает точных цифр общей стоимости владения IT, он все равно понимает, что такая стоимость существует, и нередко это оказывается решающим фактором при выборе и внедрении (или, скорее, не внедрении) какого-либо информационного продукта.

— Считать TCO можно и нужно, — заявляет генеральный директор компании «Восток-НН» Владимир Маханев. — Естественно, серьезный расчет требует немало времени, и, чем больше предприятие, тем больше времени необходимо. Кстати, существует специальное ПО для подсчета ТСО. Причем рекомендуется детальный анализ стоимости всех составляющих затрат на информационные технологии, учитываются и прямые, и косвенные затраты: стоимость оборудования, его амортизация, апгрейд, ПО, управление, диагностирование, ремонт, обучение, расходы на простои и так далее.­

Тот или иной метод оценки ТСО призван помочь распределить средства таким образом, чтобы добиться максимальной отдачи от инвестиций в IT и при этом уложиться в бюджет, выделенный на внедрение. Подсчет ТСО может существенно прояснить ряд моментов, требующих решения о будущем развитии информационной системы и эффективности ее работы. К их числу можно было бы отнести следующие вопросы:
• какие средства затрачиваются на IT? Оптимальны ли они для бизнеса?
• насколько хорошо работает служба IT, по сравнению с другими службами?
• как управлять инвестированием в IT?
• какие направления развития IT-инфраструктуры выбрать?
• как обосновать бюджет на IT?
• как доказать эффективность существующей информационной системы и службы IT?
• какова оптимальная структура службы IT?
• cколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению IT?
• как оценить эффективность нового IT-проекта?

Чтобы ответить на эти вопросы, требуется оценить текущий уровень инвестиций в IT, проанализировать его адекватность бизнесу и при необходимости внести коррективы.

Однако это лишь теория. Большинство экспертов считает, что получение точной оценки стоимости владения затруднено, особенно в масштабах большого предприятия. Если стоимость оборудования, программ, затрат на ремонт, простои серверов, обучение еще можно учесть, то как быть с несколькими сотнями, а то и тысячами сотрудников, эффективность действий которых вычислить затруднительно, особенно если функции, которые они выполняют, различаются? Практика показывает, что, несмотря на наличие различных методик, далеко не всегда удается достичь желаемого результата.

— Если предприятие невелико и его IT-структура строится, что называется, «с нуля», говорить о точной оценке TCO еще можно, — говорит директор по развитию бизнеса в Поволжском регионе компании «Микротест» Максим Воробьев. – В этом случае можно спрогнозировать расширение компании, оценить ее потребности, подсчитать будущие затраты на IT. Другое дело, если речь идет о крупной фирме с уже имеющейся инфраструктурой IT. В этом случае оценить совокупную стоимость владения будет крайне затруднительно, и только сторонний аудит всей сети сможет дать какие-то приближенные результаты.

Наиболее сложно оценить стоимость возможных альтернатив. Что лучше: приобрести новую систему или вложиться в обновление старой? Сделать все самим или заказать сторонний консалтинг или сервис? Нельзя всецело положиться на принцип «что ни выберу, все равно пожалею». Конечно, идеала достигнуть не удастся, но желательно попытаться найти максимально близкое к нему решение. Нельзя сбрасывать со счетов и всевозможные непредвиденные обстоятельства, которые в конечном счете повышают TCO. Например, отказ информационной системы. Выслушав заверения в том, что «этого просто не может произойти», нужно попытаться детально представить, во сколько, например, обойдется предприятию день простоя модуля, обслуживающего цепочку поставок.

Считаем и сокращаем

Не менее важно, чем просто измерить ТСО, ее снизить. По экспертным оценкам, при правильном подходе к снижению непродуктивных затрат реальная экономия может составить до 30 процентов от общих расходов на IT.
Специалисты Intel называют три проверенных способа удержания под контролем расходов на IT:
1. Ограничение количества аппаратных конфигураций и вариантов программных комплектов. (Естественно, с помощью приобретения программных продуктов Intel).
2. Следование передовому опыту. (Распространение беспроводных технологий и конвергенция компьютеров и средств связи — вот два реальных примера изменения IT-ландшафта. Зная об этих и других новых моделях использования компьютеров, становится особенно важным следовать передовому опыту).
3. Работа с персоналом. (При внедрении информационных систем может оказаться необходимым не только обучить сотрудников обращению с системой, но и убедить их в полезности нововведения, психологически подготовить. В противном случае руководство предприятия вполне может столкнуться с открытым неприятием новых инструментов управления и «саботажем на местах», что принесет высокие альтернативные издержки).
Разумеется, существуют и другие варианты достижения экономии. Одним из направлений, позволяющих решить задачу снижения стоимости владения некоторой функции, является аутсорсинг. Сторонники этого подхода считают, что он может быть очень полезен для уменьшения TCO, причем устраняет ­необходимость в сложных расчетах исходного уровня стоимости.
Также, по мнению наших экспертов, для сокращения совокупной стоимости владения информационными системами имеет смысл соблюдать следующие рекомендации при подборе и покупке активного сетевого оборудования:
•должна быть обеспечена возможность легкой интеграции существующей инфраструктуры сети и новейших сетевых технологий;
•системы, построенные на выбранном сетевом оборудовании, должны обеспечивать наименьшее время отклика и наибольшую производительность;
•должна быть обеспечена возможность наращивания производительности информационной системы в соответствии с конкретными требованиями пользователей;
•должен быть обеспечен необходимый уровень защиты информации.

Эффективность информационной системы закладывается на этапе ее создания, и управляющими параметрами здесь являются решения по архитектуре, стандартам, платформе, технологиям. Типовые для любой информационной системы проблемы — ненадежность, нестабильность в эксплуатации, высокие эксплуатационные затраты, высокие затраты на модернизацию — носят эксплуатационный, а не функциональный характер и имеют общие решения.

И нередко высокая совокупная стоимость владения информационной системой — дефект, закладываемый при ее разработке. Поэтому не совсем верно при разработке информационных систем делать основной упор исключительно на функциональность, а эксплуатационным характеристикам уделять внимание по остаточному принципу.
TCO-системы могут повысить и другие факторы, скажем, полное делегирование полномочий выбора технологий разработчикам, а также отказ от остаточного принципа учета эксплуатационных характеристик.

Совокупная стоимость владения информационными системами во многом определяется их эксплуатационными характеристиками. По итоговому мнению наших экспертов, снижения совокупной стоимости владения можно добиться следующими путями: максимальной централизацией обработки и хранения информации; уменьшением числа специализированных элементов (прежде всего компьютеров с прикладным ПО); переносом прикладного ПО на серверы приложений; обеспечением возможности входа в систему с любой точки; обеспечением единообразного доступа как по внутренней, так и по внешней телекоммуникационным сетям.

Возьмем, например, сеть из одного сервера и 100 рабочих станций. Централизация обработки и хранения информации, а также перенос прикладного ПО на сервер позволяет инсталлировать и модернизировать его не в ста точках, а только лишь в одной, что снижает стоимость пользовательских лицензий и упрощает синхронизацию баз данных. Кроме того, требования к вычислительной мощности рабочих станций резко сокращаются за счет того, что основная масса вычислений производится на сервере приложений, а сама рабочая станция, в основном, осуществляет функции отображения. При этом состав ПО на рабочих местах остается неизменным даже при дальнейшем увеличении требований к вычислительной мощности, продлевая срок службы рабочих станций.

— Есть и еще один аргумент в пользу централизации, — отмечает Максим Воробьев («Микротест»). — Отпадает необходимость содержания в штате компании большого количества квалифицированных и потому дорогостоящих системных администраторов.

Говоря о конкретных рекомендациях, применимых для сокращения издержек уже работающей информационной системы, Владимир Маханев («Восток-НН») приводит следующие способы:
•управление рабочими местами;
•диагностика вирусов на клиентских местах и серверах;
•использование средств сетевого управления;
•ограничение доступа пользователей (разрешать доступ только к тем программам и функциям, которые необходимы для выполнения рабочих обязанностей);
•использование стандартизированных аппаратных и программных компонентов рабо­­чих мест;
•применение системы защиты жизненно важных данных и плана максимально быстрого их восстановления;
•централизованная закупка идентичных моделей техники одного производителя;
•регулярное обучение пользователей эффективным методам работы с системой и приложениями.

Одним словом, существует ряд механизмов снижения TCO, использование которых позволит сэко­номить значительные средства. Разумеется, прежде всего, очень многое зависит от вашего партнера, у которого вы приобретаете информационные системы. И лучшим выбором всегда оказывается не та компания, которая обещает самые радужные перспективы, а именно та, которая заранее предвидит все сложности и сообщает о них клиенту, а главное — пытается предупредить эти проблемы еще на этапе внедрения.

Михаил Поляков

Источник: Архив: Прием
Нашли ошибку? Выделите текст с ошибкой и
нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам о ней.
Нет комментариев.