Ударим по кризису эффективным результатом

12.05.2009
Просмотров: 2389

Одной из важнейших «антикризисных» мер, призванных вывести систему общественного питания Нижнего Новгорода и Нижегородской области из затяжного кризиса, по мнению экспертов, могут стать достаточно простые шаги по автоматизации.

Одной из важнейших «антикризисных» мер, призванных вывести систему общественного питания Нижнего Новгорода и Нижегородской области из затяжного кризиса, по мнению экспертов, могут стать достаточно простые шаги по автоматизации предприятий общественного питания. Наш специальный корреспондент провел экспертизу ситуации на рынке автоматизации и предлагает вниманию читателей один из возможных вариантов решения насущной проблемы.
Зачем нужна автоматизация?

В первую очередь зададимся вопросом, зачем нужно автоматизировать ресторан, кафе, бистро или другое предприятие, которое занимается оказанием услуг общественного питания?
Действительно, зачем? Ведь и так вроде работает. И денег приносит. И все вроде хорошо. Вот только много об этом стали говорить, конкуренты компьютеры себе поставили, официанты теперь с карточками магнитными ходят и пальчиками в монитор тычут…
Маленький экскурс в историю. Еще несколько лет назад для многих руководителей основой целью автоматизации ресторана было предоставление посетителям красивых счетов и сокращение времени на их написание. Более «изощренной» целью было желание сделать «так же, как у конкурентов».
Сегодня ситуация совсем другая, и все чаще руководители предприятия приходят в специализированные торгово-сервисные фирмы по автоматизации ресторанного бизнеса с конкретными задачами: сократить злоупотребления, увеличить количество постоянных клиентов, сократить рутину у бухгалтера или заведующего производством.
Другими словами, пришло понимание того, что автоматизация ресторана нужна для решения конкретных задач, а ее целью является быстрое предоставление информации для анализа состояния ресурсов компании и для принятия своевременных управленческих решений.
Ключевые слова здесь — «быстрое» и «своевременных». Ведь в конечном итоге, чем быстрее узнали — тем оперативнее отреагировали. Посмотрели. Увидели, что официант ворует (неприятно, но, к сожалению, не редкость) — поставили на вид или уволили, не дожидаясь, пока он купит себе автомобиль на ваши деньги.
Получили данные о посещениях VIP-клиентов за последний месяц — вовремя поняли, с кем нужно работать, чтобы совсем не потерять важную персону. И так во всех разрезах учета: посетители, персонал, товарно-материальные потоки, поставщики, финансовые показатели.
Современный динамичный рынок ресторанного бизнеса требует соответствующего подхода. Как говорили еще древние римляне — «Periculum in mora», или наши классики — «Промедление смерти подобно».
Как автоматизировать предприятие?

О том, для чего нужна автоматизированная система в ресторане, мы вкратце уже рассказали чуть выше. Если цели ясны, то можно приступать к делу. Сегодня мы тезисно определим, на что следует обратить внимание в процессе автоматизации ресторана.
В первую очередь нужно определиться со сроками. Даже если вы прирожденный оптимист, не откладывайте автоматизацию на неделю до открытия предприятия. Задержка открытия, необученный персонал и всеобщая нервозность — это обычный результат «недельного» запуска.
Поэтому, если предприятие новое, запускать процесс автоматизации лучше на этапе ремонта помещения. Как минимум, следует обсудить с компанией-интегратором основные темы.
На работающих предприятиях процесс будет более затянут во времени и менее комфортен ввиду прокладывания коммуникаций и установки автоматизированных рабочих мест в уже отремонтированных помещениях. Однако данное обстоятельство не должно быть препятствием для руководителей, решивших выйти на новый уровень в управлении компанией.
Итак, первое, на что следует обратить пристальное внимание, так это электрическая сеть. Регулярные перебои с электропитанием негативно сказываются на работе всей системы автоматизации. Причем речь идет как о полном прекращении подачи электропитания, так и о падении мощности. В любом случае следует произвести технологические замеры с помощью профессионального оборудования и предупредить возможные сбои, используя источники бесперебойного питания.
Следующий пункт — расположение рабочих мест. Сколько, какие именно рабочие станции официанта, бармена и кассира нужны и где их расположить? Станции должны быть удобны в использовании, надежны, оптимально «вписываться» в интерьер. Также следует подумать о росте посещаемости, следствием которой может стать увеличение количества рабочих мест. Где расположить еще одну-две станции? Наверное, электро- и компьютерную сети следует протянуть туда заранее? Вопрос, конечно, риторический. А что делать с рабочими местами во время проведения банкетов — ведь возможно потребуется их передвинуть?
Важная задача в процессе автоматизации — обучение сотрудников вашего предприятия работе с системой. От того, как быстро и четко персонал будет использовать программу, зависит качество обслуживания, поэтому экономить на обучении вряд ли стоит. Отметим пару нюансов. Администраторы должны знать как возможности администрирования, так и функции официанта и кассира в системе. Поэтому в группу обучения официантов должны входить и администраторы. Обучать новых сотрудников можно в смене с более опытными коллегами, однако для сокращения злоупотреблений лучше, если это будут «проверенные» лица.
В заключение обратим ваше внимание, что в первые несколько дней после запуска системы на предприятии обязательно следует иметь в смене представителя компании-интегратора. Оперативное решение любых вопросов сделает вашу работу комфортной, а клиентов — довольными.
Злоупотребления: Как дать объективную оценку?

Согласно статистике, процент злоупотреблений в ресторанном бизнесе колеблется в пределах от десяти до пятидесяти. Проблема эта известна и имеет ряд способов для того, чтобы сократить ее влияние на доходы владельца предприятия.
Один из них, причем наиболее действенный,— это совместное использование систем автоматизации и видеонаблюдения. Действительно, а можно ли сделать так, чтобы наблюдение за сотрудниками не прекращалось и в отсутствии руководства? Возможно ли такое в принципе? Оказывается, возможно!
Глаз босса, внимательно следящего за движениями сотрудников, заменяет видеосистема, работающая параллельно с системой автоматизации. Каждое событие в наиболее «продвинутой» системе автоматизации — печать счета, чека или марки (заказа повару), считывание карточки клиента, удаление позиции из заказа и другие операции — посылают в видеосистему события-метки. В дальнейшем можно просмотреть видеоролики действий сотрудников при печати, авторизации, удалении и многих других операциях.
Объектив видеокамеры зафиксирует абсолютно все действия персонала, и они без труда будут доступны руководству. События-метки просто на порядки сократят время поиска нужных минут записи среди десятков часов.
Рассмотрим, например, ситуацию, когда на кухонном принтере печатается марка, а повар решил перекурить, выйти или заняться чем-либо не связанным с исполнением своих обязанностей. Тем временем посетители ждут, официант уверен, что блюдо в процессе приготовления. Недовольство посетителей будет не в пользу ресторана, однако причины плохого обслуживания могут быть расплывчаты или специально завуалированы сотрудником.
Истинные же причины такой задержки в обслуживании можно быстро понять, посмотрев видеоролики по событию «Печать марки», сгенерированные программой.
Как организовать процесс питания?

Вопрос организации корпоративного питания рано или поздно встает перед каждым руководителем, когда количество сотрудников компании начинает превышать 20 человек. Лучшим решением является договоренность об этом между компанией и организацией, предоставляющей услуги общественного питания, идеальным — собственная столовая.
Наиболее современные системы автоматизации позволяют организовать учет питания сотрудников как в кафе, так и в собственной столовой. В первом случае фиксируюся все заказы клиентов-сотрудников на отдельный счет организации. Взаиморасчеты осуществляются между кафе и организацией напрямую. Чтобы понять, что человек является сотрудником именно данной организации, каждому сотруднику выдается магнитная карта. В этом случае можно дополнительно проконтролировать, на какие суммы питается тот или иной сотрудник, зафиксировать на карту максимальную сумму заказа, а также разработать собственные механизмы контроля сотрудников, так как программное обеспечение позволяет менять типовые функциональные возможности.
В случае, если предприятие располагает собственной столовой, процессы взаиморасчетов между сотрудниками и компанией также могут быть автоматизированы. Количество человек для автоматизированной системы не принципиально,— главное, чтобы хватало ресурсов столовой.
Приходя на обед, сотрудник компании вводит в систему свой персональный код (возможна авторизация по магнитной карте и даже отпечатку пальца). Из меню в электронный заказ подбирается список блюд, которые сотрудник планирует кушать. Часть товаров бара можно взять сразу и внести в заказ самостоятельно. Для исключения недоразумений за процессом пристально следит глаз видеокамеры.
После того как заказ сформирован, он записывается в систему, а на принтере печатается бумажный экземпляр заказа (марка), с которым сотрудник идет к стойке кухни. На марке отпечатаны названия выбранных блюд. Товары бара не печатаются на марке, а просто сохраняются в электронном виде при записи заказа в системе.
В качестве дополнительных сервисных возможностей можно привести: быстрый ввод данных о блюдах и товарах в заказ при помощи сканера штрих-кодов, возможность, при необходимости, учитывать сумму за питание в заработной плате сотрудника и даже посылать ежедневный отчет о заказанных блюдах и товарах по электронной почте каждому сотруднику.
Таким образом, программное обеспечение является хорошим помощником в организации грамотного процесса питания сотрудников, позволяет эффективно вести учет всех нюансов такого процесса и сделать его прозрачным для сотрудников, кафе и руководства организации.
Как сократить затраты?

Если общие принципы автоматизации сегодня уже многим известны, то некоторые тонкости остаются доступны главным образом специалистам-практикам. Рассмотрим сегодня те из них, которые напрямую связаны со стоимостью ремонта и отделки помещения при внедрении автоматизированной системы.
Логично, что наиболее экономно и правильно начинать всю подготовку на этапе ремонта. Первый этап — проектирование инженерных сетей. Сейчас в этой сфере найдено множество интересных идей для ресторанных предприятий (другие бизнес-идеи для вашего предприятия). Прежде всего это возможность подключить электрооборудование практически в любой точке пространства.
Представьте себе ситуацию, когда станция официанта установлена в зале, в котором планируется большой банкет: расположение посадочных мест будет изменено для удобной организации банкета. Должна быть возможность перенести эту станцию и подключить ее в другом месте. Технологические кабель-каналы в полу, в стенах, специальные люки в потолке — эти и другие монтажные приспособления позволяют предусмотреть быстрое и простое перемещение и подключение оборудования. Таков сегодня стандарт для европейских банкетных залов, ресторанов, корпоративных столовых.
Политика «сразу зашить все гипроком — и кто не успел, тот опоздал» оборачивается убытками. В практике был случай, когда потолок из гипсокартона ломали в ресторане несколько раз! Потому что не учли, что технологические каналы в нем будут нужны при установке и вентиляционного оборудования, и пожарной сигнализации, и камер видеонаблюдения. Согласовать работу всех, кто занят в проектировании инженерных сетей, важно заранее, чтобы не вскрывать в очередной раз полы и не портить отделанные потолки.
Кроме того, профессионалы рекомендуют всегда помнить о потенциальном развитии бизнеса. Даже если в момент открытия вы не планируете устанавливать камеры видеонаблюдения, пусть для них уже во время монтажа других коммуникаций будут проложены провода. На этапе ремонта помещения это обойдется в копейки, тогда как начинать прокладку после отделки будет стоить достаточно дорого. То же самое касается ресурсов для всей остальной техники. Имеет смысл рассчитанную до старта ресторана электрическую нагрузку умножать как минимум на три и прокладывать электрический кабель соответствующего сечения. Управляющему или собственнику с небольшим опытом бар, как правило, кажется местом, где энергопотребление низкое. Между тем, если подсчитать все оборудование, которое там установлено — кофемашина, холодильник, микроволновая печь, в зимнее время еще и обогреватель — нагрузка получается достаточно серьезной.
Продумывать возможности стыковки разных видов программного обеспечения и оборудования также необходимо до старта. Например, многие рестораторы впоследствии, уже после открытия, хотят установить у себя систему видеонаблюдения с возможностью связывания событий в записи с событиями в системе автоматизации. Иначе говоря, чтобы можно было легко и быстро отследить все продажи определенного блюда за период или все смены бармена, который у управляющего на подозрении.
Чтобы достартовая подготовка к запуску системы автоматизации в ресторане прошла успешно, руководство должно делегировать опытного сотрудника, который на протяжении всего срока установки 50% своего рабочего времени будет контактировать с компанией-интегратором. Помимо контроля взаиморасчетов он должен иметь полномочия контролировать взаимодействие персонала с сотрудниками компании-интегратора, вникать в технические подробности работы системы автоматизации, согласовывать работы по установке оборудования и коммуникаций системы автоматизации с другим технологическим оборудованием как на этапе ремонта, так и в дальнейшем. Особенно приятно, если человек действительно радеет за результат. Тогда результат, как говорится, превосходит ожидания.

Ольга ВЕРЕТЕЛЬНИКОВА/«Обзор цен»

Источник: Архив: Обзор цен
Нашли ошибку? Выделите текст с ошибкой и
нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам о ней.
Нет комментариев.